E-Mail-Signatur mit Visitenkarte erstellen
Warum Signaturen in Outlook auseinanderfallen — und wie eine aussieht, die auch in Gmail, Outlook und Apple Mail hält.
Eine E-Mail-Signatur ist die Visitenkarte, die man am häufigsten verteilt: bei jeder Mail, ohne dass man daran denken muss. Nur zerfällt sie im klassischen Outlook regelmässig — das Bild verrutscht, die Abstände sind weg, das Portrait wird verzerrt. Das liegt nicht am Zufall, sondern daran, dass Mailprogramme keine Browser sind. Hier steht, wie du in vier Schritten zu einer Signatur mit Visitenkarte kommst, was dabei schiefgehen kann und was carddy davon fertig erzeugt.
In vier Schritten zur E-Mail-Signatur mit Visitenkarte
Wer nicht selbst HTML schreiben will, ist in wenigen Minuten durch. carddy baut die Signatur aus den Daten deiner Karte — du kopierst sie nur noch in dein Mailprogramm.
- Karte anlegen: Name, Funktion, Firma, Foto, Nummern, E-Mail und Links im Editor ausfüllen.
- Karte veröffentlichen. Steht sie auf «verborgen», antwortet auch das Portrait mit 404 — die Signatur bliebe ohne Bild.
- Im Dashboard unter «Teilen» die Signatur kopieren. Ein Knopf legt sie als formatierten Inhalt in die Zwischenablage, ein zweiter gibt dieselben Angaben als reinen Text.
- Im Signaturfeld deines Mailprogramms einfügen, speichern und eine Testmail an dich selbst schicken.
Warum die Signatur im klassischen Outlook auseinanderfällt
Der klassische Outlook für Windows zeichnet HTML nicht mit einem Browser-Modul, sondern mit Word. Word kennt einen grossen Teil des modernen CSS schlicht nicht und wirft es weg, statt zu improvisieren. Das neue Outlook für Windows rendert dagegen web-basiert — die Signatur muss aber auch im klassischen halten, solange jemand in deinem Verteiler ihn nutzt. Dazu kommt Gmail, das eingefügte Signaturen beschneidet. Wer eine Signatur wie eine Webseite baut, baut sie für genau ein Programm — den eigenen Browser.
- Flexbox und Grid: Word ignoriert display:flex. Bild und Text stehen dann untereinander statt nebeneinander.
- object-fit gibt es dort nicht. Ein Hochformat wird auf das Quadrat gequetscht, der Kopf wird breit.
- Ein <style>-Block im Kopf hilft nichts. Gmail entfernt ihn beim Einfügen, danach steht die Signatur nackt da.
- Relative Bildadressen wie /bilder/foto.jpg haben in einem Postfach keinen Bezugspunkt. Es bleibt ein leeres Kästchen.
- border-radius zeichnet der klassische Outlook nicht. Das Bild ist bei den einen rund und bei den anderen eckig — das sieht nach Fehler aus.
- Webfonts und Hintergrundbilder fallen reihenweise aus. Was darauf aufbaut, ist beim Empfänger weg.
So baut man eine Signatur, die hält
Die Regeln sind alt und unspektakulär. Sie stammen aus einer Zeit, in der HTML-Mail neu war — und sie gelten weiter, solange der klassische Outlook im Umlauf ist. Wer sie befolgt, kommt in Gmail, Outlook und Apple Mail sehr nah an dasselbe Bild heran.
- Tabelle als Gerüst: <table cellpadding="0" cellspacing="0" border="0">, links die Zelle mit dem Bild, rechts die mit dem Text.
- Jede Stilregel direkt am Element als style-Attribut. Nie im <style>-Block, nie über Klassen.
- Bildadressen absolut und über https, auf einem Server, der dauerhaft erreichbar bleibt.
- Das Bild in der Grösse ausliefern, in der es steht — und width und height als Attribute setzen, damit es auch vor dem Laden Platz hat. Für scharfe Bildschirme doppelt so viele Pixel liefern wie angezeigt werden (64 px gross, 128 px geliefert).
- Den Portraitausschnitt vor dem Versand rechnen, nicht per CSS. Das Bild muss quadratisch ankommen, weil es sich im Postfach nicht mehr zuschneiden lässt.
- Keine runden Ecken, keine Webfonts, keine Hintergrundbilder. Als Schrift ein Stapel Systemschriften: -apple-system, Segoe UI, Roboto, Arial.
- Eine reine Textfassung bereithalten für Postfächer, die HTML gar nicht anzeigen.
«Das Bild in meiner Signatur wird nicht angezeigt»
Dahinter steckt fast immer eine von fünf Ursachen. Die ersten drei liegen bei dir, die letzten beiden nicht.
- Relativer Pfad statt vollständiger Adresse. Im Postfach gibt es kein «hier», von dem aus gesucht werden könnte.
- Das Bild wurde von der Festplatte eingefügt. Dann reist es als Anhang mit — beim Antworten und Weiterleiten geht es verloren.
- Die Adresse liefert 404 oder liegt hinter einem Login. Test: Adresse in ein privates Browserfenster kopieren. Kommt das Bild dort nicht, kommt es nirgends.
- Der klassische Outlook lädt Bilder von unbekannten Absendern erst nach einem Klick. Deshalb müssen Name, Nummer und Adresse als Text dastehen — nie als Grafik.
- Bei carddy: Steht die Karte auf «verborgen», antwortet auch das Portrait mit 404. Die Signatur zeigt dann nichts. Karte veröffentlichen, und es ist wieder da.
Was carddy erzeugt
Im Dashboard unter «Teilen» steht die fertige Signatur — gebaut aus den Daten deiner Karte, nach genau diesen Regeln. Die Vorschau steht auf weissem Grund statt in unseren Dashboard-Farben, damit du siehst, was im Postfach ungefähr ankommt. Ein Knopf legt sie als formatierten Inhalt in die Zwischenablage: in das Signaturfeld einfügen, fertig. Würde sie als Quelltext kopiert, sähest du dort spitze Klammern statt Layout.
- Portrait, serverseitig quadratisch geschnitten. Der Ausschnitt wird gerechnet, nicht gesucht — er sitzt bei 28 % der überstehenden Höhe, weil Gesichter fast immer im oberen Drittel liegen.
- Name, darunter «Funktion · Firma».
- Bis zu zwei Telefonnummern, E-Mail und Website — alle als anklickbare Verweise (tel:, mailto:).
- Die ersten drei Profile aus deiner Link-Reihenfolge, zum Beispiel LinkedIn und Instagram. Über die Reihenfolge im Editor steuerst du, welche erscheinen. Eine Signatur ist keine Linksammlung.
- Der Link auf deine Kartenseite carddy.ch/dein-name. Wer ihn öffnet, kann dich mit einem Klick als Kontakt speichern.
- Ein zweiter Knopf gibt dieselben Angaben als reinen Text.
- Im Free-Plan steht unten eine kleine Zeile «Digitale Visitenkarte von carddy». Mit Pro fällt sie weg, und Kartenlink und Profil-Zeile nehmen deine eigene Akzentfarbe an; Nummern, E-Mail und Website bleiben dunkelgrau.
Einbauen in Gmail, Outlook und Apple Mail
Überall dasselbe Vorgehen: Signatur kopieren, Signaturfeld öffnen, einfügen, speichern. Nicht in einen HTML-Editor einfügen und nicht als Quelltext — das Ziel ist immer das normale Signaturfeld.
- Gmail: Einstellungen → Alle Einstellungen anzeigen → Allgemein → Signatur → einfügen.
- Outlook (klassisches Programm): Datei → Optionen → E-Mail → Signaturen → Neu → einfügen.
- Outlook neu und Outlook im Browser: Einstellungen → Konten → Signaturen beziehungsweise Einstellungen → E-Mail → Verfassen und antworten.
- Apple Mail: Mail → Einstellungen → Signaturen → «+» → einfügen. Wichtig: den Haken bei «Immer Standardschrift verwenden» wegnehmen, sonst wirft Mail das ganze Layout weg.
- Danach eine Testmail an dich selbst schicken und auf dem Handy anschauen.
Und auf dem Handy?
Die Signaturfelder der Mail-Apps sind auf Text ausgelegt — formatiertes HTML lässt sich dort in der Regel nicht einsetzen. Dafür gibt es bei carddy den zweiten Knopf: die Textfassung. Sie enthält dieselben Angaben und den Link auf deine Kartenseite, und genau der ist auf dem Handy das Wichtigste — wer ihn antippt, speichert dich mit einem Klick als Kontakt.
- iPhone Mail: Einstellungen → Apps → Mail → Signatur. Textfassung einfügen.
- Gmail-App: Menü → Einstellungen → Konto wählen → Mobile Signatur. Nur Text.
- Outlook-App: Einstellungen → Signatur. Ebenfalls nur Text.
- Wenn du Platz sparen willst: Name, Funktion, Nummer und der Link auf carddy.ch/dein-name reichen aus.
Was carddy hier nicht macht
Damit du nicht danach suchst: Diese Punkte kann carddy heute nicht, und wir bauen sie nicht in den Text hinein, als wären sie da.
- Kein Firmenlogo in der Signatur. Das Logo erscheint auf der Kartenseite und in der Mitte des QR-Codes (beides Pro), aber nicht in der Signatur.
- Kein rundes Bild. Bewusst nicht — es wäre im klassischen Outlook wieder eckig.
- Keine freie Gestaltung. Es gibt einen Aufbau. Anpassbar sind Foto, Inhalte und mit Pro die Akzentfarbe von Kartenlink und Profil-Zeile; Nummern, E-Mail und Website bleiben dunkelgrau.
- Kein zentrales Ausrollen im Team. Es gibt keine Anbindung an Microsoft 365 oder Google Workspace — jede Person fügt ihre Signatur selbst ein.
- Keine Auswertung je Verweis. Aufrufe deiner Kartenseite werden gezählt, aber nicht, wer auf welche Zeile in der Signatur geklickt hat.
- Nur Deutsch. Dashboard und Kartenseite gibt es in keiner anderen Sprache.
Häufige Fragen
Wie erstelle ich eine E-Mail-Signatur mit Visitenkarte?▾
In vier Schritten: Karte bei carddy anlegen (Name, Funktion, Firma, Foto, Nummern, E-Mail, Links), Karte veröffentlichen, im Dashboard unter «Teilen» die Signatur kopieren und im Signaturfeld deines Mailprogramms einfügen. Danach eine Testmail an dich selbst schicken. In der Signatur stehen dann: quadratisch geschnittenes Portrait, Name, «Funktion · Firma», bis zu zwei Telefonnummern, E-Mail, Website, die ersten drei Profile aus deiner Link-Reihenfolge und der Link auf deine Kartenseite carddy.ch/dein-name.
Funktioniert die Signatur auch auf dem Handy?▾
Die Signaturfelder von iPhone Mail, der Gmail-App und der Outlook-App sind auf Text ausgelegt — formatiertes HTML lässt sich dort in der Regel nicht einsetzen. Nimm dafür den zweiten Knopf im Dashboard: die Textfassung. Wichtig ist vor allem der Link auf deine Kartenseite — wer ihn antippt, sieht Foto, Kontaktdaten und Links und kann dich mit einem Klick als Kontakt speichern.
Warum ist das Bild in der Signatur quadratisch und nicht rund?▾
Weil border-radius im klassischen Outlook für Windows nicht gezeichnet wird. Ein Bild, das bei den einen rund und bei den anderen eckig ankommt, sieht nach Fehler aus. Deshalb ist es überall quadratisch — und der Zuschnitt wird auf dem Server gerechnet, damit das Hochformat nicht auf das Quadrat gequetscht wird.
Kann ich eine HTML-Signatur einfach in Gmail einfügen?▾
Ja, aber nicht als Quelltext. Gmail hat kein Feld für HTML-Code — wer dort <table>… hineinschreibt, sieht genau das. Kopiert werden muss der formatierte Inhalt. carddy legt die Signatur deshalb als text/html in die Zwischenablage; im Signaturfeld erscheint sie dann als Layout. Klappt das Kopieren im Browser nicht, kannst du auch die Vorschau von Hand markieren und kopieren.
Muss ich die Signatur neu einfügen, wenn sich meine Nummer ändert?▾
Ja, den Text schon. Die Signatur ist eine Kopie in deinem Mailprogramm, kein Live-Fenster in dein Konto. Beim Portrait ist es anders: Es liegt als Adresse bei carddy und wird nachgeladen, ein neues Foto erscheint darum von selbst — je nach Zwischenspeicher des Mailprogramms mit etwas Verzögerung. Achtung beim carddy-Namen: änderst du ihn, ändern sich Bildadresse und Kartenlink; die alte Signatur zeigt dann kein Bild mehr und der Link geht ins Leere. Dann einmal neu kopieren.
Brauche ich Pro für die E-Mail-Signatur?▾
Nein. Die Signatur gibt es in jedem Plan, auch im Gratis-Plan. Im Free-Plan steht darunter eine kleine Zeile «Digitale Visitenkarte von carddy». Pro (CHF 7.90 im Monat oder CHF 79 im Jahr) entfernt diese Zeile und lässt Kartenlink und Profil-Zeile in deiner eigenen Akzentfarbe erscheinen; Nummern, E-Mail und Website bleiben dunkelgrau.
Kann ich mein Firmenlogo in die Signatur setzen?▾
In der carddy-Signatur nicht. Ein hinterlegtes Firmenlogo erscheint oben rechts auf deiner Kartenseite und in der Mitte des QR-Codes — beides gehört zu Pro —, aber die Signatur enthält nur das Portrait. Wenn dein Betrieb ein Logo in jeder Signatur verlangt, ist carddy dafür heute nicht das richtige Werkzeug.
In zwei Minuten steht deine Karte.
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